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档案问题确实是不少人在办理居转户时会遇到的一个环节。档案里需要包含哪些材料、档案现在在哪里、如何调动到上海,这些情况都需要提前确认清楚,避免因档案问题影响申请进度。
如果需要查询档案是否已经转至上海,可以访问上海市人才服务中心的官方网站,在“公共人事服务-人事档案管理服务”栏目中进行查询。落户完成后,也可以在网站的“档案证明预约”模块在线自助打印《存档证明》。

一份完整的人事档案通常需要包含这些关键材料:
一、学历材料
1、高中阶段:毕业生登记表、成绩单。
2、大中专学历:毕业生登记表、成绩单、授予学士学位的通知。
3、研究生学历:毕业生登记表、成绩单、授予学位的通知。
二、职称材料
专业技术职务任职资格评审表、资格考试合格人员登记表。
三、党组织材料
中国共产党入党志愿书、入党申请书、预备党员转正申请书。
四、工作经历材料
1、派遣通知或报到证。
2、派遣工作证明或解除劳动关系证明。
3、离职证明。
4、社保终止证明(适用于曾在机关、事业单位、国企工作的申请人)。
5、如果档案无法反映在非上述类型企业的工作经历,则需要提供社保缴纳明细作为补充。
如果你曾在机关单位或事业单位工作过,档案中还应包含:
1、干部履历表或职工登记表。
2、历年年度考核表。
3、历年工资审批表。
4、工作调动的审批表和调动介绍信。
5、解除聘用关系的审批表或批复。
档案通常可能存放在以下几个地方:
1、如果之前办理上海居住证积分时已经调过档,那么档案很可能在上海的某个区人才服务中心。
2、如果是全日制学校毕业,档案一般会在户籍地的人才服务中心。
3、一些具有档案保管资质的大型企业或单位,员工档案也可能存放在单位内部。
档案调动的一般流程是,由上海的人才服务中心出具“调档函”,你凭此函(通常有效期为15天)到当前的档案保管机构,通过机要通道或EMS的方式将档案邮寄至上海指定的接收地。这里需要特别注意,档案必须通过官方指定的机要渠道邮寄,严禁个人自带或使用普通快递寄送。
档案处理中的一些常见情况及应对思路:
1、无档案:如果你的最高学历未达到高中或中专,可能需要重新建档。你可以持报到证、学籍表、毕业生登记表、入学登记表等材料,到户籍所在地的人才市场或相关档案保管部门申请办理。
2、档案缺少前置学历:比如高中或中专未毕业,后来通过继续教育获得了专科或本科学历。这种情况建议回到原毕业学校或所在地,尝试补办高中阶段的档案信息。
3、档案分散存放:高中或中专的档案在一个地方,后续继续教育获得的专科、本科学历档案又在另一个地方。需要分别找到两份(或多份)档案的存放位置,办理档案合并手续,然后统一转至人才中心保管。
4、档案在个人手中(俗称“死档”):档案是不能由个人长期保管的。如果档案在自己手中,需要联系相关部门,按照规定办理激活手续,才能重新纳入正常管理。
5、档案遗失:这种情况处理起来比较复杂,需要根据档案应包含的材料清单,尝试逐项联系原毕业院校、工作单位等进行补办。
也存在一些无需调动档案的特殊情形:
1、部分农业户口:例如在浦东新区、闵行区等一些人才大区,部分农业户口申请人可能不需要调档。但这并非绝对,是否需要调档需结合个人具体履历、学历及申请区域的要求来综合判断。农业户口并不等同于一定不需要调档。
2、档案已在上海:如果你的档案已经在上海存放,那么就不需要执行“调动”操作,只需配合做好档案的核实即可。
很多人以为档案只是个形式,实际上它在居转户审核中是核实个人履历真实性的重要依据。档案材料是否齐全、履历是否连贯、工作单位与社保缴纳记录是否对应,这些都是审核时会仔细核验的点。如果档案里缺少了某段工作经历的关键证明,或者学历材料有断层,都可能导致申请被退回,需要反复补充,耽误时间。凡图咨询专注于上海落户政策服务,可为你免费提供档案合规性的初步评估,帮你梳理当前档案材料可能存在的断点或缺失,并告知如何规范地补办或合并,让你对申请材料的完整性和连续性更有把握。
如果你对个人档案的存放状态或材料完整性有疑问,凡图咨询可提供免费的初步筛查,帮你判断是否符合居转户对档案的基本要求。
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